根据联邦和州的工资和工时法,对雇主的工资和工时诉讼以创纪录的速度提起。大多数工资和工时索赔都声称雇主没有按时支付工资给雇员,没有按时支付给雇员加班费,将雇员错误地归类为没有加班费要求,或者从雇员工资中作了不当扣除。激进的原告律师使用集体诉讼程序和集体诉讼程序来代表数百名(有时甚至数千名)现任和前任雇员进行这些和类似的索赔。尽管所有行业都处于危险之中,但原告律师已开始以惊人的频率针对急性后行业。

例如,出于各种原因,家庭保健机构(HHA)特别容易受到违反工资和工时的限制。直到只是一个 几个月前因此,许多HHA所采用的“陪伴服务”豁免状况一直处于停滞状态,已经有一年多了。另一个原因是,HHA的典型劳动力是由不在传统办公室环境中工作的小时工组成。可以理解,许多HHA的合规性注意力集中在导航管理其行业的医疗法律法规上,而不是工资和工时法律上。例如,就在上周,纽约市的HHA因未能在一个工作周内工作超过40小时的所有小时数提供全部加班工资而遭到了工资和时薪类的诉讼。看到 圣地亚哥等。 v。联合健康服务公司纽约州南区美国地方法院,案件编号:1:16-cv-00446)。

注意工资和工时风险将有助于防止提起诉讼,或使雇主处于更加有利的位置,以积极,有效地抗辩缺乏事实或法律价值的诉讼。鉴于这种增长趋势,我们认为向HHA和类似雇主提供10种预防策略以帮助防范工资和工时诉讼是适当的。

1.随时了解法律变化

联邦和州的工资和工时法律在不断变化。例如,当美国劳工部(DOL)修改法规以减少符合陪伴服务豁免资格的工人人数时,HHA被迫对其业务模式进行根本性改变。此外,与所有雇主一样,HHA必须不仅遵守《公平劳工标准法案》(FLSA),而且还必须遵守工资和工时法律。与FLSA相比,一些州对雇主施加了更严格的限制。在扩展到新的州之前,请注意州的工资和工时法。

2.使用有效的计时系统

提起工资和工时诉讼的雇员通常声称,所支付的小时数不准确,并且雇主未报告或未充分报告雇员工作的时数。 HHA应该为员工使用标准化的系统,以电子或全天候的方式记录所有进出的时间。这对于HHA至关重要,因为他们的大部分劳动力无法在传统的办公室环境中工作。该系统应要求每位非豁免雇员记录,审查并签署每个工资期的时间,并提供签字的确认书,证明所报告的时间是准确的,并且包括该时间段内的所有工作时间。主管应每天或每周监视和检查他们管理的员工的时间卡。该系统还应包括一个必要时对时间记录进行编辑和跟踪的程序。而且,它应该跟踪进行了哪些更改,由谁以及为什么进行更改,尤其是在哪些地方删除或减少了付费时间。

3.实施全面的书面政策

雇主还应实施和维护全面但易于理解的出勤和计时政策和程序。这些政策至少应告知员工(1)所有工作时间都将获得报酬;(2)他们必须准确记录其工作时间;(3)禁止非全日制工作;以及(4)关于如何对他们的工资进行不当扣除或他们没有收到所欠工资的报告。确保对违反计时政策的员工和主管进行纪律处分。

4.聘请外部律师进行工资和工时审核

雇主常常对工资和工时投诉以及指控他们从未知道过的违规行为提起诉讼。 HHA和其他雇主可以聘请经验丰富的外部顾问对他们的工资和小时实践和程序进行审核。律师可以帮助雇主识别和解决潜在的违反工资和工时的规定。律师-客户特权使律师能够与管理层就潜在问题及其解决方法进行坦率而直接的对话。工资和工时审计的成本远远低于辩护诉讼的成本。

5.进行定期合规培训

雇主应向主管,经理,非豁免雇员和人力资源代表提供合规培训。这些人是工资和工时问题的第一道防线(也是第一道防线)。有效的培训可以帮助从源头上识别和防止工资和工时问题。例如,他们是否知道员工是在记录“正式”轮班时间或时间表以外完成的工作,还是通常应该向员工支付在培训或会议上花费的时间或在家里完成的工作?

6.独立公司不一定是独立公司

对于HHA所有者来说,经营几家从事几乎相同工作的不同公司是很普遍的。员工为拥有所有权的多个HHA工作也很常见。除非每个公司都真正不同(即,没有财务或资源的混合,也没有共享的管理或决策),否则DOL或法院都可以将两家公司视为共享雇员的“共同雇主”。如果HHA从人员配备公司“租赁”工人,也会出现同样的问题。每当出现“共同雇用”或“同职”情况时,每个雇主都有责任遵守针对雇员的FLSA。在某些情况下,为加班目的计算工时时,可能需要合并为多个拥有所有权的HHA工作的员工的“工时”。

7.进餐时间应视为进餐时间

根据FLSA,如果公司向非豁免员工提供无薪用餐休息时间,则该休息时间必须至少30分钟且真正不间断(例如,员工在休息期间不受限制离开工作场所,并且无需响应工作相关的电话,电子邮件或短信)。州法律可能会提出更严格的要求。除非员工至少有30分钟真正不间断的用餐时间,否则应该给他或她带薪。如有可能,请避免自动扣除休息时间。

8.注意远程工作的员工

尽管通常不应该为雇员上下班上下班的时间支付薪水,但是通常应该为雇员在工作场所之间往返或往返客户的时间支付薪水。更复杂的是,技术模糊了员工何时工作和不工作的界限。如果他们在家里,远程或在正常工作时间以外工作时拨打与工作有关的电话,或者发送或接收与工作有关的电子邮件或短信,则应向Nonxempt员工付款。除了非全日制工作问题外,允许员工访问其个人电话上的公司电子邮件或内容还可能遭受黑客,竞争对手或希望伤害公司的任何人的潜在安全风险,因为这些设备很容易丢失或被盗。

9.确保正确计算“正常工资”

雇主必须正确计算雇员报酬。由于这些计算可能非常复杂,因此很容易出错。例如,加班费是根据一个工作周内40个小时以上的所有小时的“正常工资”按50%的溢价率计算的。定期工资不仅包括支付给雇员的基本时薪,而且在大多数情况下还包括其他形式的非全权补偿,例如某些奖金,激励性工资,佣金,轮班差异和追溯性加薪。尽管电子计时和工资核算系统可以帮助公司正确计算“正常工资率”,但它们并非万无一失。 HHA和其他雇主应定期检查其时间安排和薪资记录,以确保正确计算薪酬。

10.准备捍卫每位员工的豁免

如果豁免受到挑战,证明员工被正确分类为豁免是公司的责任。人力资源和管理层必须熟悉做出这些决定的标准。某些职位,例如高管人员和专业人员显然是免职的。大多数诉讼都集中在“灰色区域”职位,例如客户或销售经理和中层经理(谁管理纸张,而不是人员)。将雇员错误地分类为免税可能会产生重大的财务后果。如有疑问,请将雇员视为非豁免雇员。